Datenschutzerklärung
Nolte Immobilienmanagement | Stand: 13. Oktober 2026
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dieser Internetseite und den hier beschriebenen Angeboten ist:
Benjamin Nolte | Nolte Immobilienmanagement
Eggertstraße 3c
33100 Paderborn
Telefon: 05254 80 22 333
E-Mail: info@immobilienverwaltung.haus
Website: https://www.immobilienverwaltung.haus
Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die vorstehende E-Mail-Adresse.
2. Gegenstand und Geltungsbereich dieser Datenschutzerklärung
Wir informieren Sie hier über die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch unserer Website, bei Kontaktanfragen und Bewerbungen sowie bei der Nutzung des über unsere Website verlinkten Eigentümer- und Mieterportals. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.
Soweit wir im Rahmen unserer Immobilienverwaltungsmandate personenbezogene Daten verarbeiten, erfolgen ergänzende Informationen bei Bedarf im jeweiligen Verwaltungs- beziehungsweise Vertragsverhältnis. Je nach Datenverarbeitung können auch die verwaltete Gemeinschaft der Wohnungseigentümer oder ein Immobilieneigentümer eigene datenschutzrechtliche Verantwortung tragen.
3. Technische Bereitstellung der Website und Hosting
Unsere Website wird mit einem Website-Baukasten der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland, betrieben und über deren Infrastruktur bereitgestellt. Beim Aufruf der Website werden technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet. Dazu können insbesondere die IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, die angeforderte Seite beziehungsweise Datei, Browsertyp und -version, Betriebssystem, Referrer-URL sowie Angaben zum verwendeten Gerät gehören.
Die Verarbeitung dient der Auslieferung der Website, der Funktionsfähigkeit, der Fehleranalyse und der Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einem sicheren und zuverlässigen Betrieb unseres Internetangebots. Die Daten werden nur so lange vorgehalten, wie dies für diese Zwecke erforderlich ist; weitergehende gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.
Weitere Informationen zum Anbieter: https://www.ionos.de/terms-gtc/terms-privacy/
4. Reichweitenmessung mit IONOS WebAnalytics
IONOS stellt für das Website-Angebot WebAnalytics (teils auch als SiteAnalytics bezeichnet) bereit. Nach Angaben des Anbieters werden dabei unter anderem die aufgerufene Seite, die zuvor besuchte Seite, Browser, Betriebssystem, Gerätetyp und Zugriffszeit ausgewertet. Die IP-Adresse wird nach der Übermittlung unmittelbar anonymisiert. WebAnalytics verwendet nach Angaben von IONOS hierfür keine Cookies.
Die Auswertung dient der statistischen Reichweitenmessung und der technischen Verbesserung der Website. Soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse an der bedarfsgerechten und sicheren Gestaltung unseres Internetangebots). Eine personenbezogene Auswertung einzelner Besucher durch uns findet hierbei nicht statt.
Informationen von IONOS: https://www.ionos.de/hilfe/datenschutz/datenverarbeitung-durch-ihr-ionos-produktes/webanalytics/
5. Cookies, lokale Speichertechnologien und Einwilligungsverwaltung
Bei der Nutzung unserer Website können technisch notwendige Funktionen sowie eine Einwilligungsverwaltung eingesetzt werden. Soweit hierfür Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen werden, ist dies ohne Einwilligung nur zulässig, wenn die Voraussetzungen des § 25 Abs. 2 TDDDG erfüllt sind. Die Verarbeitung damit verbundener personenbezogener Daten erfolgt insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Nicht technisch erforderliche Cookies oder vergleichbare Technologien sowie die dafür erforderliche Datenverarbeitung werden nur nach einer wirksamen Einwilligung verwendet, soweit diese gesetzlich notwendig ist (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG). Ihre Entscheidung können Sie über den auf unserer Website verfügbaren Link „Datenschutzeinstellungen“ überprüfen und ändern. Ein Widerruf wirkt für die Zukunft und berührt die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf nicht.
6. Google Maps auf der Kontaktseite
Zur Anzeige unseres Bürostandorts bieten wir auf der Kontaktseite eine interaktive Karte von Google Maps an. Anbieter für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Die Karte wird erst geladen, nachdem Sie dies über die vorgesehene Einwilligungsfunktion zugelassen haben.
Bei der Aktivierung kann Ihr Browser eine Verbindung zu Servern von Google herstellen. Dabei können insbesondere die IP-Adresse, technische Geräte- und Browserinformationen, der Aufruf der betreffenden Unterseite sowie – soweit von Ihnen freigegeben – Standortinformationen verarbeitet werden. Google kann hierfür Cookies oder vergleichbare Technologien verwenden und Daten gegebenenfalls auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten.
Rechtsgrundlage für die Einbindung ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und, soweit einschlägig, § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können die Website auch ohne Aktivierung der Karte nutzen und Ihre Einwilligung über die Datenschutzeinstellungen widerrufen.
Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy?hl=de
7. Website-Übersetzungsfunktion
Unsere Website bietet eine optionale Übersetzungsfunktion. Hierfür wird eine über den IONOS-Website-Baukasten eingebundene Übersetzungslösung mit Diensten von Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, genutzt. Die Funktion wird erst nach Ihrer Einwilligung aktiviert.
Bei der Verwendung können insbesondere Ihre IP-Adresse, technische Browserdaten, die gewählte Sprache und für die Übersetzung erforderliche Seiteninhalte an den Dienstanbieter übertragen werden. Der Anbieter kann Cookies oder vergleichbare Technologien verwenden. Eine weitere Verarbeitung einschließlich einer möglichen Übermittlung in Drittländer richtet sich nach den hierfür geltenden Datenschutzbedingungen.
Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und, soweit einschlägig, § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Website ist auch ohne Übersetzungsfunktion nutzbar. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit über die Datenschutzeinstellungen widerrufen.
Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy?hl=de
8. Kontaktaufnahme per Formular, E-Mail oder Telefon
Wenn Sie uns über das Kontaktformular, per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten, insbesondere Name, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Telefonnummer und den Inhalt Ihrer Nachricht sowie die für die Kommunikation erforderlichen technischen Angaben. Das Kontaktformular sieht derzeit die Angabe von Name und E-Mail-Adresse als Pflichtfelder vor.
Die Verarbeitung erfolgt, um Ihre Anfrage zu bearbeiten, Rückfragen zu klären und gegebenenfalls vorvertragliche Maßnahmen einzuleiten. Soweit die Anfrage einen Vertrag mit Ihnen betrifft oder auf dessen Abschluss gerichtet ist, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO Rechtsgrundlage. Bei allgemeinen Anfragen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sachgerechter Kommunikation). Soweit eine gesonderte Einwilligung eingeholt wird, stützen wir die davon erfasste Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Wir geben die Daten nur weiter, soweit dies für die Bearbeitung der Anfrage, die Durchführung eines Verwaltungsmandats oder aufgrund gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Nicht mehr benötigte Kontaktanfragen werden nach Wegfall des Zwecks und etwaiger Nachweis- oder Aufbewahrungspflichten gelöscht.
Bitte übermitteln Sie besonders vertrauliche Informationen, Gesundheitsdaten oder Ausweisdokumente nicht unaufgefordert über das allgemeine Kontaktformular.
9. Bewerbungen über unsere Website
Auf unserer Seite „Jobs“ ermöglichen wir Bewerbungen per E-Mail. Wenn Sie sich bewerben, verarbeiten wir insbesondere Ihre Kontakt- und Bewerbungsdaten, Qualifikationsnachweise, Lebenslauf, Korrespondenz sowie Angaben, die Sie uns freiwillig zur Verfügung stellen. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zum Zweck der Prüfung und Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.
Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und ergänzend die einschlägigen arbeits- und datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere § 26 BDSG, soweit anwendbar. Soweit ausnahmsweise besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden müssen, beachten wir die zusätzlichen Voraussetzungen des Art. 9 DSGVO. Zur Abwehr oder Geltendmachung von Ansprüchen kann Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO ergänzend einschlägig sein.
Kommt kein Beschäftigungsverhältnis zustande, löschen wir Bewerbungsunterlagen in der Regel spätestens sechs Monate nach Abschluss des Auswahlverfahrens, soweit keine gesetzlichen Pflichten oder berechtigten Gründe zur weiteren Aufbewahrung bestehen. Eine darüber hinausgehende Aufnahme in einen Bewerberpool erfolgt nur bei gesonderter Rechtsgrundlage, insbesondere Ihrer Einwilligung.
Bitte beachten Sie, dass gewöhnliche E-Mails nicht notwendigerweise Ende-zu-Ende-verschlüsselt sind.
10. Eigentümer- und Mieterportal / Immoware24 Portal24
Über die Adresse https://portal.immobilienverwaltung.haus/ bieten wir berechtigten Eigentümern und Mietern Zugang zu einem gesonderten Serviceportal. Das Portal ist technisch mit der Immobilienverwaltungssoftware Immoware24 verbunden. Anbieter der Software ist die Immoware24 GmbH, Magdeburger Straße 51, 06112 Halle (Saale), Deutschland.
Bei der Registrierung und Nutzung können unter anderem E-Mail-Adresse, Anmelde- und Zugangsdaten, Kontaktdaten, Zuordnung zu Immobilien und Nutzungseinheiten, Vertrags- und Abrechnungsdokumente, Nachrichten, Zählerstände, Schadensmeldungen und gegebenenfalls hochgeladene Fotos sowie technisch erforderliche Nutzungs- und Sicherheitsdaten verarbeitet werden.
Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung geschützter Verwaltungsinformationen, zur Bearbeitung von Anliegen, zur Durchführung bestehender Miet- und Verwaltungsverhältnisse sowie zur Wahrnehmung gesetzlicher und organisatorischer Pflichten. Je nach Art der betroffenen Person und Verarbeitung beruht sie auf Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c oder lit. f DSGVO. Innerhalb der jeweiligen Verwaltungsbeziehung können ergänzende Datenschutzhinweise gelten.
Immoware24 verarbeitet die im Portal anfallenden Endnutzerdaten nach eigenen Angaben im Rahmen einer Auftragsverarbeitung für die jeweilige Immobilienverwaltung. Zugriffsrechte werden nach den jeweiligen Berechtigungen vergeben. Die Daten werden entsprechend den Erfordernissen des Verwaltungsverhältnisses sowie etwaigen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert. Die Nutzung des Portals setzt einen hierfür eingerichteten Zugang voraus.
Informationen zu Immoware24: https://www.immoware24.de/datenschutz/
11. Verarbeitung im Rahmen der Immobilienverwaltung
Wenn Sie als Eigentümer, Mieter, Interessent, Ansprechpartner eines Dienstleisters oder sonstiger Beteiligter mit uns in einer Verwaltungsangelegenheit in Kontakt stehen, können wir insbesondere Stamm- und Kontaktdaten, Objekt- und Vertragsdaten, Zahlungs- und Abrechnungsangaben, Schriftverkehr, Schadensmeldungen sowie zur Bearbeitung notwendige Nachweise verarbeiten.
Dies geschieht zur Durchführung von Verwaltungsaufträgen, zur Erfüllung miet-, wohnungseigentums-, handels- und steuerrechtlicher Pflichten, zur Beantwortung von Anfragen sowie zur Wahrung berechtigter Interessen der Beteiligten. Je nach rechtlicher Stellung und Vorgang sind Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c oder lit. f DSGVO einschlägig. Empfänger können im notwendigen Umfang insbesondere beteiligte Eigentümer, die jeweilige Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, fachlich beauftragte Dienstleister, Versicherungen, Banken, Abrechnungsunternehmen, Rechts- und Steuerberater sowie zuständige Behörden sein.
12. Empfänger und Übermittlungen in Drittländer
Wir setzen für den Betrieb der Website und die Durchführung unserer Tätigkeiten erforderlichenfalls IT-, Hosting-, Kommunikations- und Verwaltungsdienstleister ein. Personenbezogene Daten werden nur weitergegeben, soweit dies zur Erfüllung der beschriebenen Zwecke erforderlich und rechtlich zulässig ist. Dienstleister, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, sind nach Maßgabe von Art. 28 DSGVO vertraglich einzubinden.
Bei der freiwilligen Aktivierung von Google Maps oder der Übersetzungsfunktion kann es zu einer Datenübermittlung innerhalb des Google-Unternehmensverbunds und gegebenenfalls an Empfänger in Ländern außerhalb der EU beziehungsweise des EWR, insbesondere in den USA, kommen. Soweit personenbezogene Daten in Drittländer übermittelt werden, sind die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO zu beachten, insbesondere ein einschlägiger Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln. Näheres zu den Verarbeitungen durch Google finden Sie in dessen Datenschutzhinweisen.
13. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten grundsätzlich nur, solange sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Bei Kontaktanfragen richtet sich die Dauer nach deren Bearbeitung und etwaigen Nachweisinteressen; für Bewerbungen gilt die in Abschnitt 9 beschriebene Regelfrist. Daten aus laufenden Vertrags- und Verwaltungsverhältnissen werden während der Durchführung und darüber hinaus aufbewahrt, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dies erfordern.
Nach Wegfall der jeweiligen Speichergründe löschen wir die Daten oder schränken ihre weitere Verarbeitung auf die noch zulässigen Zwecke ein. Die für einzelne Funktionen zuständigen Dienstanbieter können zusätzliche eigene Speicherfristen vorsehen; diese ergeben sich aus den jeweiligen Datenschutzhinweisen.
14. Ihre Rechte
Ihnen stehen nach Maßgabe der DSGVO insbesondere folgende Rechte zu: Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO), Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und, soweit die Voraussetzungen vorliegen, Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).
Soweit wir Daten aufgrund berechtigter Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch nach Art. 21 DSGVO einlegen. Gegen eine Verarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung können Sie jederzeit widersprechen.
Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, insbesondere über unsere Datenschutzeinstellungen, soweit es um dort aktivierte Dienste geht. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für unser Unternehmen in Nordrhein-Westfalen ist insbesondere die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen zuständig: https://www.ldi.nrw.de.
Für die Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter info@immobilienverwaltung.haus.
15. Datensicherheit und Aktualisierung
Unsere Website ist über eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung erreichbar. Wir treffen unter Berücksichtigung der Risiken geeignete technische und organisatorische Schutzmaßnahmen. Eine vollständig risikofreie Kommunikation über das Internet kann gleichwohl nicht garantiert werden.
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich rechtliche Vorgaben, eingesetzte Dienste oder unsere Datenverarbeitungen ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Website veröffentlichte Fassung.
16. Einsatz KI-gestützter Assistenzsysteme
Wir setzen zur Unterstützung unserer betrieblichen Tätigkeiten Anwendungen künstlicher Intelligenz (KI) ein. Diese dienen insbesondere der Strukturierung und Auswertung von Informationen, der Vorbereitung von Schriftverkehr, der Dokumentenanalyse sowie der Optimierung interner Verwaltungsabläufe.
Soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt dies nur für rechtlich zulässige Zwecke und unter Beachtung der Grundsätze der Datenminimierung und Vertraulichkeit. Wo dies möglich und zweckmäßig ist, werden Daten vor der Verarbeitung anonymisiert oder auf die erforderlichen Angaben beschränkt.
Abhängig vom jeweiligen Vorgang können insbesondere Kontakt-, Vertrags-, Objekt-, Kommunikations- und Abrechnungsdaten betroffen sein.
Die Rechtsgrundlage richtet sich nach dem jeweiligen Verarbeitungsvorgang und kann sich insbesondere aus Art. 6 Abs. 1 lit. b, c oder f DSGVO ergeben. Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten betroffen sind, beachten wir zusätzlich die Anforderungen des Art. 9 DSGVO.
Beim Einsatz externer KI-Dienstleister prüfen wir die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen, insbesondere die erforderlichen vertraglichen Vereinbarungen und mögliche Übermittlungen personenbezogener Daten in Drittländer.
KI-generierte Arbeitsergebnisse dienen grundsätzlich der Unterstützung unserer Mitarbeiter. Entscheidungen mit rechtlichen oder erheblichen wirtschaftlichen Auswirkungen werden nicht ausschließlich automatisiert getroffen, sondern von den hierfür verantwortlichen Personen geprüft und getroffen.